Вопрос по модулю "Обращение граждан"

[Nickita]

Добрый день! Давно не было активности на форуме, не знаю, найдет ли отклик мое сообщение. В первую очередь, хотелось бы выразить Вам благодарность за Вашу программу. При том она еще и бесплатная, и со своим функционалом может оставить далеко позади многих платных конкурентов. Очень удобна! Теститруем уже несколько дней. Конечно, не без заморочек, слишком много тонкостей и "подводных камней". Ее изучать надо длительное время, чтобы работать в ней с полной уверенностью. Есть желание в дальнейшем приобрести ее на восемьдесят персон.
Некоторые неясности по использованию все же имеются и хотелось бы их сейчас озвучить. Может быть я не до конца разобрался но...

1. Модуль "Обращение граждан".

Почему в полях карточки нет таких необходимых элементов как "Исполнители" и "Резолюция", которые в текущем релизе выведены в отдельные вкладки, что представляется не совсем удобным.
И хотелось бы знать по этим же категориям. Допустим, есть одна организация и в не с базой работает один человек. Т.е. работа ее заключается в чистой регистрации обращений.
В СЭД FossDoc, чтобы добавить исполнителя или лицо, накладывающего резолюции необходимо добавлять в систему отдельных пользователей (заводить учетки). Почему нельзя сделать отдельный справочник по ним по подобию справочника физических лиц (Заявителя), чтобы можно было просто кликнув, выбирать их из списка.
Заранее спасибо за ответ!

[Andrew]

Добрый день!

По первому вопросу:
1) "Почему сразу в полях карточки не сделать поля "Исполнитель" и "На резолюцию" (автор резолюции).
Если подходить к вопросу с простой точки зрения, и использовать эти два поля только для хранения данных - может быть этого было бы достаточно.
Но мы исходим из позиции, что исполнители и руководитель реально работают с системой.
Следовательно, в общем случае на каждого исполнителя есть свой текст задания, свой срок. Исполнителей может быть несколько.
Также, стоит подумать о том, что на один документ может быть и несколько резолюций - никто ведь не запрещает рассматривать документ на разных уровнях
(подразделениях). В итоге, мы приходим к унификации - резолюция - поручение - это точки маршрута, где исполнитель может ввести отчет, где есть срок.

Но, если вам нужно так как вы нарисовали - вы можете спокойно добавить два такие поля в документ, и заполнять их на свой вкус, система позволяет вам
добавлять свои поля.

2) Почему "Исполнитель" это пользователь, а не отдельный справочник? - Потому что делать разные сущности в одной базе (в одном хранилище) не очень хорошая идея. Сегодня этот исполнитель у вас "виртуальный" (не работает в системе), но через полгода вдруг у него появился компьютер, и он уже пользователь.
Создать учетную запись сотрудника не сложно, и если включить ей галочку "Отключить учетную запись" она не потребляет лицензию.
Поэтому, если речь про "сотрудника" - и нам и вам в итоге будет проще иметь единый справочник.
Но опять таки, вы спокойно можете создать справочное поле , назвать его как вам нравится, и создать там несколько записей с именами сотрудников. Это уже будет ваше "решение", но оно тоже имеет место быть.

[Nickita]

Доброго времени, уважаемый Андрей! Спасибо за помощь и такой оперативный ответ!

Я полностью согласен с Вами, что программа FossDoc при ее масштабности рассчитана в первую очередь для крупных организаций с упором на "живой" документооборот, а не хранение базы данных. Но как раз в одной из наших организаций дело обстоит иначе, т.е. сотрудник канцелярии регистрирует входящую корреспонденцию и обращения (в БД Access), сохраняет их, и на этом фактически все заканчивается. Таким образом, как Вы верно заметили, все участники документооборота - виртуальные.
Остается для меня неясным вопрос, как все это организовать практически. Не хочу злоупотреблять Вашим временем, но все же попрошу объяснить для альтернативно одаренных подобно меня) как это все выглядит визуально. Имеется в виду добавление полей в карточку с созданием записей сотрудников. Хотя бы просто на скринах увидеть.

Извините за беспокойство и еще раз огромное Вам спасибо!

[Andrew]

FossDoc построен на базе FossLook-платформы, следовательно вам может быть весьма полезно изучить сайт https://fosslook.ru.
В нем как раз идет описание с позиции не "готового решения", а случая, когда вы сами строите его - создаете свои типы документов, поля и прочее.

Можете изучать постепенно, все статьи можно найти на странице
https://fosslook.ru/articles

Стоит обратить внимание например, на вот эти:
https://fosslook.ru/articles/how-to-cre ... ument-type
https://fosslook.ru/articles/field-types-complex

Стоит отметить, что если вы пользуетесь стандартным документом FossDoc , например "Обращение граждан", и не хотите с нуля делать свой,
то в админке зайдите в область "Библиотеки документов\Документооборот", станьте на вкладку "Библиотека".

Вы увидите список типов документов, среди них будет "Обращение граждан" (или какой вам был нужен). Жмете "Редактировать", и далее
уже там можете создать новые поля. Пробуйте, если что-то не будет получаться, пишите.

[Nickita]

Доброго времени! Уважаемый Андрей, спасибо Вам! К сожалению, сейчас не так много есть времени, чтобы более скрупулезно изучать программу. На повестке первоочередное - установка продукта и налаживание работы сотрудника. На это отводится очень мало, всего две недели. А в дальнейшем, когда документооборот будет отлажен, можно будет заняться и более подробным изучением, тем более Ваша программа в этом отношении представляет просто огромные возможности для воплощения собственных идей и задумок. Это еще одно, важное и существенное отличие от конкурентов, чьи разработки, как правило ограничены функционалом, заложенном программистами, и дальше их уже нельзя что-то сделать.
В планах до конца года в другой организации приобретение FossDoc на 80 сотрудников. Но там уже будет чистый обмен корреспонденцией.

Еще раз огромное спасибо Вам и всем другим авторам этой замечательной программы!

P.S. Подскажите, пожалуйста, я поставил поля, а где можно создать справочник исполнителей и справочник авторов резолюций - в админке или в расширенном администрировании.

[Andrew]

Все действия можно делать как в обычной, так и расширенном администрировании, область действия от этого почти не меняется.

1) Стали на библиотеку "Документооборот"

EDMS_library.png (13.75 КБ) 18443 просмотра

2) Открыли на редактирование тип документа "Обращение граждан"

edit_citizen_request.png (28.32 КБ) 18443 просмотра

3) С помощью кнопки "Создать" создаем новое справочное поле, например "Исполнитель":

create_dict_field.png (98 КБ) 18443 просмотра

Справочник при этом создается автоматически. Он простейший, и содержит только одно поле "Имя". Вы можете внести в него
записи тут же, если найдете его в ветке "Справочники" у этой же библиотеки.

4) В результате ваш документ со стороны клиента-пользователя будет отображать вот такое поле:

doc_with_new_field.png (54.64 КБ) 18443 просмотра

[Nickita]

Спасибо Вам, Андрей! Я представлял этот процесс по другому, более сложно. А тут, оказывается все на раз, два.
Попробую сделать так же, отпишусь как получилось. Первоначально я думал, что надо создать отдельный справочник в подсистеме физ. лиц, далее создать дополнительное поле (со значением "Ссылка на документ"), и потом действовать по алгоритму работы со справочником заявителя. Т.е. выбор конкретного человека из записей.

[Nickita]

Все получилось, как Вы сказали, спасибо огромное! Не думал, что так все будет просто. Имелись сомнения в переучивании сотрудника с работой в программе. Теперь думаю, проблем с этим не будет.
По ходу возник еще один, немаловажный вопрос. Он касается построения отчетов. Те, которые есть в системе, исходя из предоставленных сведений основаны на законодательстве Украины, кроме того заголовок отчета содержит украинскую письменность. Имеется ли в этом случае возможность для построения своих собственных отчетов, либо надо как-то редактировать действующие?

P.S. И еще одна непонятка. При создании обращения, оно перемещается в папку "Выполенные". Так и должно быть?

[Andrew]

Есть такие пути решения вопросов с отчетами:
1) Использовать группировки https://fosslook.ru/articles/report
Это не совсем отчет, но много чего он может вам решить. Плюс - он есть сразу и у вас, настраивайте сами, разработка не нужна.

2) Виртуальные папки (поиск) документов
https://fosslook.ru/articles/how-to-cus ... ual-folder
Смысл их такой: незачем иметь отчет на бумаге, если всегда можно посмотреть на данные в реальном времени. Т.е.стали на папку, получили "фильтрованное" представление.

3) Экспорт в csv (exсel-формат), и далее ваш собственный разбор с ним
Список документов можно экспортировать, настроить столбцы и прочее. Это с натяжкой можно назвать отчетом, но может пригодится. Меню "Файл\Экспорт"

4) Шаблоны на базе MS Word - это как отчет, но для одного документа. Подходит для типовых вещей, например, подготовка акта сдачи-приемки работ, шаблон договора и прочее.
https://fosslook.ru/articles/document-templates

5) Отчет, который выглядит как таблица с колонками и итоговыми данными - требует разработки.
На данный момент это всегда заказная разработка, т.к.каждый такой отчет обычно индивидуален, имеет логику, и свои особенности.
Мы можем для вас его разработать, но после согласования тех.задания, и это будет платно. При желании , вы можете получить исходный код отчета (на C#) чтобы позже самим его дорабатывать или делать по аналогии свои отчеты.

[Nickita]

Спасибо! По второму пункту он отпадает полностью, т.к. отчет необходим для руководства именно в печатном виде. Другие надо рассмотреть детальней, а в части последнего, это ведь как правило подразумевается сложный отчет. У нас же все гораздо проще. Вот, посмотрите, как выглядят отчеты в базе Access "Обращение граждан" и "Входящие письма". Т.е., как бы все бесхитростно, посему я думал, что подобное можно сделать в рамках самой программы.