Форум ФОСС-Он-Лайн

Здравствуйте! В моей компании используется в качестве почтового клиента Outlook и MS Exchange server. Рассматриваю FossDoc как вариант для внедрения СЭД. Хотелось бы, чтобы была возможность интеграции, дабы сотрудники могли в Outlook видеть переписку, связанную с согласованием договоров и документов и обратная связь - в самой системе отображались входящие и исходящие письма, связанные с договором/документом. Или, чтобы из Outlook можно было бы импортировать письмо в систему, с отображением всей информации в письме.
Возможно это в рамках текущей версии и будет ли реализовано в будущем?

Здравствуйте!

Интеграция с Outlook была раньше (примерно в 2003 году). В конечном счете ее признали нецелесообразной. Сервер FossDoc сейчас может выступать почтовым клиентом, и будет "затягивать" письма с вашего MS Exchange. Другой вопрос, что стоит внимательно подумать, для чего вам такая интеграция.

Если вы создаете документы внутри FossDoc, их обычно и согласуют внутри системы с помощью маршрутизации (поручения, согласование) и прочее. Это намного более емкое понятие чем "послать по email". Например, в поручении сразу видна дата ознакомления исполнителя, его комментарий (отчет), дата отчета. Статус "согласен-возражаю". На механизме электронной почты есть только письмо, которое "гоняют" туда-сюда, создавая при этом копии файлов-вложений всякий раз.

Таким образом в итоге окажется, что применение email в плане рабочих процессов должно быть сведено к минимуму, особенно если вы работаете с документами внутри организации - вместо почты для этого служит подсистема маршрутизации документов.

Вы конечно можете настроить Outlook для того чтобы качать письма и отправлять, и можно чтобы это же делал FossDoc..но как бы смысла большого нет. Письмо (email) в FossDoc обычно сразу преобразуют в документ (Входящее письмо), и далее его уже исполняют. Есть и вкладка "Переписка", она позволяет отправить по email файлы из карточки FossDoc, однако она - для общения с внешним миром, а не для "переброски" внутри организации.

Как итог: если вы расскажите по процессам в своей организации (или оформите это в виде документа), мы можем более точно подсказать как автоматизировать это в FossDoc. Интегрировать FossDoc можно много с чем (есть API и все что "умеет" клиент можно делать программно), но всегда нужно взвешивать стоимость такой разработки и пользу. При заключении договора это оценивается (составляем тех.задание), и добавляется к стоимости коробочного решения.

Да, Вы правы. Речь в первую очередь идет о переписке с внешними контрагентами. К примеру, согласовывают договор на подписание. По ходу согласования у менеджера проекта возникает необходимость уточнить детали по договору или он хочет внесенные изменения согласовать с контрагентом. Нужна возможность отображать событие отправки письма контрагенту в системе. А интеграция с Outlook нужна только для того, чтобы не открывая оболочку СЭД увидеть переписку с адресатом, включая и ту, что велась по конкретному договору. И наоборот, чтобы из Outlook, полученный ответ мог быть отображен в системе СЭД и это отображалось в истории согласования договора.
Если этот функционал уже присутствует, то спасибо за пояснения. Буду тестировать.

В описании настройки почтовых протоколов не обнаружил возможность подключения к Ecxchange по протоколу MAPI. Подскажите, куда смотреть. Или нужно разрешить хождение по SMTP, POP3 для внутренних клиентов? Не хотелось бы этого делать из соображений безопасности.

Если речь про "внешнего контрагента" у вас один более-менее удобный вариант - это использование вкладки "Переписка" на документе. Вы можете ее подключить (это функция на форме "Тип документа"). У этой закладки есть команда "Написать письмо", которая с одной стороны вкладывает файлы из карточки, а с другой - цепляет созданное письмо к карточке. Таким образом, у вас в едином месте будет карточка документа + на вкладке "Переписка" все письма отправленные и принятые в ходе общения.

Однако, отправка таких писем будет выполняться через FossDoc (в данный момент - POP3 - SMTP). MAPI - нет. Кроме того, сам клиент FossDoc достаточно нормально может быть "свернут" и находиться в трее, так что жизнь с ним вас особо не напряжет. Еще отмечу, что сами клиент-места не имеют подключения по почтовым протоколам, а отправляется и принимается почта на серверной машине FossDoc.

Но вот лично мне не особо бы понравилась идея работать то с Outlook, то с FossDoc. Да, Outlook что-то умеет, но как бы - два места, где человек хранит свои данные - само по себе не самая лучшая идея. Отправленные письма из FossDoc ведь не попадут к вам в Outlook, да даже если бы и попали, они в "отрыве от карточки" мало несут пользы. Открывая карточку вы видите ее поля, файлы, и переписку. Скорее всего, если вы хотите нечто бОльшее, чем просто почта - Outlook здесь уходит.