Интеграция с Outlook и Exchange

Ответить
Optimist
Новичок
Сообщения: 3
Зарегистрирован: 24 апр 2017, 19:17
2 + 2 = ?: 4

Интеграция с Outlook и Exchange

Сообщение Optimist » 24 апр 2017, 20:13

Здравствуйте! В моей компании используется в качестве почтового клиента Outlook и MS Exchange server. Рассматриваю FossDoc как вариант для внедрения СЭД. Хотелось бы, чтобы была возможность интеграции, дабы сотрудники могли в Outlook видеть переписку, связанную с согласованием договоров и документов и обратная связь - в самой системе отображались входящие и исходящие письма, связанные с договором/документом. Или, чтобы из Outlook можно было бы импортировать письмо в систему, с отображением всей информации в письме.
Возможно это в рамках текущей версии и будет ли реализовано в будущем?

Аватара пользователя
Andrew
Разработчики FossDoc
Сообщения: 869
Зарегистрирован: 26 дек 2008, 16:03

Re: Интеграция с Outlook и Exchange

Сообщение Andrew » 25 апр 2017, 09:08

Здравствуйте!

Интеграция с Outlook была раньше (примерно в 2003 году). В конечном счете ее признали нецелесообразной. Сервер FossDoc сейчас может выступать почтовым клиентом, и будет "затягивать" письма с вашего MS Exchange. Другой вопрос, что стоит внимательно подумать, для чего вам такая интеграция.

Если вы создаете документы внутри FossDoc, их обычно и согласуют внутри системы с помощью маршрутизации (поручения, согласование) и прочее. Это намного более емкое понятие чем "послать по email". Например, в поручении сразу видна дата ознакомления исполнителя, его комментарий (отчет), дата отчета. Статус "согласен-возражаю". На механизме электронной почты есть только письмо, которое "гоняют" туда-сюда, создавая при этом копии файлов-вложений всякий раз.

Таким образом в итоге окажется, что применение email в плане рабочих процессов должно быть сведено к минимуму, особенно если вы работаете с документами внутри организации - вместо почты для этого служит подсистема маршрутизации документов.

Вы конечно можете настроить Outlook для того чтобы качать письма и отправлять, и можно чтобы это же делал FossDoc..но как бы смысла большого нет. Письмо (email) в FossDoc обычно сразу преобразуют в документ (Входящее письмо), и далее его уже исполняют. Есть и вкладка "Переписка", она позволяет отправить по email файлы из карточки FossDoc, однако она - для общения с внешним миром, а не для "переброски" внутри организации.

Как итог: если вы расскажите по процессам в своей организации (или оформите это в виде документа), мы можем более точно подсказать как автоматизировать это в FossDoc. Интегрировать FossDoc можно много с чем (есть API и все что "умеет" клиент можно делать программно), но всегда нужно взвешивать стоимость такой разработки и пользу. При заключении договора это оценивается (составляем тех.задание), и добавляется к стоимости коробочного решения.

Optimist
Новичок
Сообщения: 3
Зарегистрирован: 24 апр 2017, 19:17
2 + 2 = ?: 4

Re: Интеграция с Outlook и Exchange

Сообщение Optimist » 25 апр 2017, 15:42

Да, Вы правы. Речь в первую очередь идет о переписке с внешними контрагентами. К примеру, согласовывают договор на подписание. По ходу согласования у менеджера проекта возникает необходимость уточнить детали по договору или он хочет внесенные изменения согласовать с контрагентом. Нужна возможность отображать событие отправки письма контрагенту в системе. А интеграция с Outlook нужна только для того, чтобы не открывая оболочку СЭД увидеть переписку с адресатом, включая и ту, что велась по конкретному договору. И наоборот, чтобы из Outlook, полученный ответ мог быть отображен в системе СЭД и это отображалось в истории согласования договора.
Если этот функционал уже присутствует, то спасибо за пояснения. Буду тестировать.

В описании настройки почтовых протоколов не обнаружил возможность подключения к Ecxchange по протоколу MAPI. Подскажите, куда смотреть. Или нужно разрешить хождение по SMTP, POP3 для внутренних клиентов? Не хотелось бы этого делать из соображений безопасности.

Аватара пользователя
Andrew
Разработчики FossDoc
Сообщения: 869
Зарегистрирован: 26 дек 2008, 16:03

Re: Интеграция с Outlook и Exchange

Сообщение Andrew » 25 апр 2017, 15:57

Если речь про "внешнего контрагента" у вас один более-менее удобный вариант - это использование вкладки "Переписка" на документе. Вы можете ее подключить (это функция на форме "Тип документа"). У этой закладки есть команда "Написать письмо", которая с одной стороны вкладывает файлы из карточки, а с другой - цепляет созданное письмо к карточке. Таким образом, у вас в едином месте будет карточка документа + на вкладке "Переписка" все письма отправленные и принятые в ходе общения.

Однако, отправка таких писем будет выполняться через FossDoc (в данный момент - POP3 - SMTP). MAPI - нет. Кроме того, сам клиент FossDoc достаточно нормально может быть "свернут" и находиться в трее, так что жизнь с ним вас особо не напряжет. Еще отмечу, что сами клиент-места не имеют подключения по почтовым протоколам, а отправляется и принимается почта на серверной машине FossDoc.

Но вот лично мне не особо бы понравилась идея работать то с Outlook, то с FossDoc. Да, Outlook что-то умеет, но как бы - два места, где человек хранит свои данные - само по себе не самая лучшая идея. Отправленные письма из FossDoc ведь не попадут к вам в Outlook, да даже если бы и попали, они в "отрыве от карточки" мало несут пользы. Открывая карточку вы видите ее поля, файлы, и переписку. Скорее всего, если вы хотите нечто бОльшее, чем просто почта - Outlook здесь уходит.

Ответить

Вернуться в «Пожелания и доработки функционала системы»