Заместители директора в организационной структуре фирмы

Темы, которые нельзя применить ни к одной из вышеприведенных категорий
Ответить
IgodorM
Пользователь
Сообщения: 12
Зарегистрирован: 11 фев 2013, 10:54
2 + 2 = ?: 4

Заместители директора в организационной структуре фирмы

Сообщение IgodorM » 19 фев 2013, 12:12

Добрый день.
Как в FOSSDOC наиболее корректно ввести в организационную структуру крупной фирмы заместителей директора, которые руководят набором определённых подразделений и подчиняются непосредственно директору ? Кроме этого они в отсутствие директора могут исполнять его обязанности применительно ко всей фирме.

Вижу два способа их размещения:
1. Находятся на одном уровне с директором и все назначены исполняющими обязанностей директора.
2. Создаём под каждого заместителя своё фиктивное подразделение, в котором сгруппированы все его службы.

Есть ли другие варианты ? И какие нюансы (недостатки) у всех вариантов ?
Я, например, не знаю как во втором варианте можно будет перетащить подразделение от одного заместителя к другому.
А это регулярно происходит.

FossWare
Пользователь
Сообщения: 380
Зарегистрирован: 19 дек 2008, 17:28

Re: Заместители директора в организационной структуре фирмы

Сообщение FossWare » 19 фев 2013, 15:04

Как в FOSSDOC наиболее корректно ввести в организационную структуру крупной фирмы заместителей директора, которые руководят набором определённых подразделений и подчиняются непосредственно директору ?
При помощи программы Администрирование. Функциональность программы позволяет стоить любую многоуровневую организационную структуру.
Что касательно организации и.о. (исполняющих обязанности), это делается одним нажатием кнопки с пользовательского интерфейса, причем пользователь может самостоятельно назначить своего исполняющего обязанности без необходимости привлечения администратора или другого высококвалифицированного технического специалиста.
1. Находятся на одном уровне с директором и все назначены исполняющими обязанностей директора.
Основа с организационной структуре СЭД FossDoc является отдел (подразделение, организация), а пользователи входят в подразделение (организацию). Например у вас есть Организация (фирма) и подразделения (Юридический отдел, Маркетинговый отдел, Организационный отдел). Начальник и его заместители могут находится скажем в Фирме, а в подразделениях будут находится начальники соответствующих подразделений и их подчиненные.
2. Создаём под каждого заместителя своё фиктивное подразделение, в котором сгруппированы все его службы.

Если необходимо такое можно сделать, только возникает вопрос, зачем? Какую цель вы хотите достигнуть? Нарисуйте схематическую орг.схему, которую вы хотите получить и прикрепите к посту, и мы вам подскажем как вам лучше создать вашу структуру.
Я, например, не знаю как во втором варианте можно будет перетащить подразделение от одного заместителя к другому.
Вопрос, зачем таскать подразделения, может проще построить орг.структуру по принципу единого целого, как я вам предложил выше, а руководителей поставить над всеми подразделениями? Тем более вы говорите что они могут управлять различными подразделениями.

IgodorM
Пользователь
Сообщения: 12
Зарегистрирован: 11 фев 2013, 10:54
2 + 2 = ?: 4

Re: Заместители директора в организационной структуре фирмы

Сообщение IgodorM » 19 фев 2013, 16:27

Как раз с программой администрирования я и разбираюсь. Поэтому и поместил эту тему в этот раздел.
А понять хочу логику работы Администратора FossDoc в части определения подчинённости подразделений и сотрудников.

Задам вопросы немного с другой стороны.

1. Чем определяется подчинённость сотрудников подразделений непосредственному руководителю - вхождением их в конкретное подразделение или указанием в свойствах сотрудника поля Руководитель (оно ведь не обязательное) ?
2. Чем определяется подчинённость всего подразделения вышестоящему руководителю ? Только вхождением этого подразделения в состав другого подразделения ?
3. Чем определяется руководитель подразделения ? Ведь в свойствах подразделения нет поля руководитель .
Ведь не не полем же Должность в свойствах какого-либо сотрудника . Или может шаблоном роли сотрудника (хотя это скорее набор групп допуска к отдельным операциям в системе) ?

Аватара пользователя
Andrew
Разработчики FossDoc
Сообщения: 875
Зарегистрирован: 26 дек 2008, 16:03

Re: Заместители директора в организационной структуре фирмы

Сообщение Andrew » 20 фев 2013, 10:02

1. В системе FossDoc нет ограничений и нет понятия "я подчиненный , а это мой руководитель". Да, у пользователя есть свойство "Руководитель" но это не более чем описательно-информативное поле. Фактически, в этом нет смысла - с помощью маршрутов люди отправляют документы на ознакомление-исполнение-согласование, и попытки ввести "рамки" только усложняли систему.

Но в системе есть права доступа, и есть группы доступа, которые отвечают за ряд возможностей - например, группа "Право подписи документов" может использовать вкладку "Подпись", а обычные пользователи - нет.

Вы можете помещать людей в группы вручную в любой момент, либо по умолчанию это делается когда вы создаете пользователя через вкладку "Роль". Там вы увидите, что выбирая разные роли, люди могут быть включены в разные группы, но это не более чем "шаблон" сотрудника.

2. Подчиненности подразделений нет, и руководителя у подразделения тоже нет. Есть иерархия (дерево), вы строите его так как вам удобно. Что-то вверху, что-то внизу, чтобы люди могли легко найти нужный отдел. Но в целом для системы "все равно" где находится то или иное подразделение. Опять таки, технически для маршрутизации документов дерево подразделений не важно.

Но если обратить внимание на вкладку "Папки" при создании нового подразделения, вы увидите что там есть варианты - а именно "Главное подразделение", или например, "Подразделение с минимальным набором папок". Это шаблон подразделения. Обычно главное - одно, оно получает свои "личные" папки входящих писем , служебных и т.п., а например какой-нибудь "сектор" может быть создан в стиле "с минимумом папок" чтобы не перегружать систему. Если у подразделения есть папка "Входящие" , то по идее предполагается что это "канцелярия где регистрируют входящую почту", причем таких подразделений может быть несколько для большой организации. Если же в данном подразделении у вас человека-регистратора нет, то как бы и смысла в этих папках нет, хотя это ничего не ломает.


Теперь вопрос к вам: если хотите, можете описать свой бизнес-процесс, мы подскажем как решить конкретную задачу, раз возникли вопросы с руководителями-подразделениями и подчиненностью.

IgodorM
Пользователь
Сообщения: 12
Зарегистрирован: 11 фев 2013, 10:54
2 + 2 = ?: 4

Re: Заместители директора в организационной структуре фирмы

Сообщение IgodorM » 21 фев 2013, 12:45

Andrew писал(а):Теперь вопрос к вам: если хотите, можете описать свой бизнес-процесс, мы подскажем как решить конкретную задачу, раз возникли вопросы с руководителями-подразделениями и подчиненностью.
Конкретной задачи по реализации какого-либо процесса у меня пока нет. Мне поставлена задача анализа различных СЭД для последующего принятия решения о приобретении какой-либо из них. Поэтому в данный момент я установил и изучаю возможности и принципы работы FossDoc.
Andrew писал(а):1. В системе FossDoc нет ограничений и нет понятия "я подчиненный , а это мой руководитель". Да, у пользователя есть свойство "Руководитель" но это не более чем описательно-информативное поле. Фактически, в этом нет смысла - с помощью маршрутов люди отправляют документы на ознакомление-исполнение-согласование, и попытки ввести "рамки" только усложняли систему.
Вот это я и хотел выяснить.

Смысла в ограничениях нет, если они жёстко заложены в систему. А вот если у администратора есть возможность добавить эти ограничения, когда они необходимы, то смысл в них есть.
В связи с этим хочу ещё уточнить. Насколько я понимаю, и маршруты тоже не накладывают никаких ограниченй при их создании и использовании ?

Аватара пользователя
Andrew
Разработчики FossDoc
Сообщения: 875
Зарегистрирован: 26 дек 2008, 16:03

Re: Заместители директора в организационной структуре фирмы

Сообщение Andrew » 21 фев 2013, 14:35

Берем некоторого человека, и документ. На документе есть кнопка-меню "Отправка по маршруту" - и можно отправить на исполнение, на согласование, и так далее. Любой человек который получает такой документ (увидел, открыл из папки, и так далее) может использовать эту кнопку и послать документ любому человеку, это по сути "сделанный вручную маршрут на лету".

Тут ограничений нет, но есть права доступа - если очень хочется, то можно сделать так , что люди никогда не могут создать маршрут по документу (у них не будет прав создать сам маршрут в документе). Это раз.

Второй вариант - можно иметь "шаблонные маршруты" в хранилище маршрутов, и на них тоже можно накрутить права. Если прав на чтение маршрута нет, то человек его даже не увидит.

Третий вариант: если некоторый документ вообще "не нужно никому отправлять" (а например, просто документ создают в папке, папку видят некоторые люди), то можно "убрать" кнопку "Отправить по маршруту", тогда и вопроса нет.

IgodorM
Пользователь
Сообщения: 12
Зарегистрирован: 11 фев 2013, 10:54
2 + 2 = ?: 4

Re: Заместители директора в организационной структуре фирмы

Сообщение IgodorM » 21 фев 2013, 15:36

Ясно. Спасибо.
Сейчас изучаю описание "FOSS Заявка". Возможно она в чём-то может пригодиться.
Поэтому следующие вопросы будут скорей всего по ней. Ну это лучше не здесь, а в соответствующей теме.

Ответить

Вернуться в «Общие вопросы»