Вопрос по папкам и ...

Темы, которые нельзя применить ни к одной из вышеприведенных категорий
Nik0L
Пользователь
Сообщения: 23
Зарегистрирован: 17 янв 2011, 09:27
2 + 2 = ?: 4

Вопрос по папкам и ...

Сообщение Nik0L » 18 янв 2011, 09:30

Подскажите где настроить всё это:
В организации 4 человека и все занимаются письмами и документами.
Нужно что бы у всех были одинаковые права на создание исходящих и регистрацию входящих писем.
Существует несколько десятков объектов по которым пишутся письма (иногда от сторонних организаций, выступаем как агенты).
Как сделать папки с наименованием объектов в которых будут храниться письма?
например папка Колхоз в ней две подпапки входящие и исходящие. Что бы было видно от какой организации написано то или иное письмо, в папке входящие от кого получено письмо.

Аватара пользователя
Andrew
Разработчики FossDoc
Сообщения: 869
Зарегистрирован: 26 дек 2008, 16:03

Re: Вопрос по папкам и ...

Сообщение Andrew » 18 янв 2011, 09:38

Я так понимаю что ключевой момент - это наличие нескольких "канцелярий", чтобы разные люди регистрировали входящие-исходящие, но не смешивали свои документы в одну папку, а имели каждый свою группу папок для входящих и исходящих.

Решение данного вопроса может быть такое:
1) создайте несколько подразделениий, и назовите их как вы хотите
2) создайте по одному (или по несколько) сотрудников с ролью "Сотрудник канцелярии" (вкладка "Роль"). Каждый такой сотрудник будет видеть папки Входящих-Исходящих СВОЕГО подразделения.

Таким образом, вы с одной стороны будете иметь разные папки для разных случаев. Можно трактовать эти подразделения даже как независимые инстанции, или например, как несколько частных предпринимателей работающих в комплексе.

Nik0L
Пользователь
Сообщения: 23
Зарегистрирован: 17 янв 2011, 09:27
2 + 2 = ?: 4

Re: Вопрос по папкам и ...

Сообщение Nik0L » 18 янв 2011, 10:27

понятно. но не получилось что бы все сотрудники видели папки всех подразделений.
Получается так что к какому подразделению приписан сотрудник те папки он и видит.
Необходимо чтобы все видели письма (входящие и исходящие )всех подразделений независимо кто это письмо создал.
Допустим подразделение Колхоз (папки входящие и исходящие, документы подразделения)
Подразделение аэропорт (так же папки входящие и исходящие, документы подразделения)
такое возможно реализовать (настроить)?

2 В папке подразделения есть папка нормативные документы её можно так же разбить на подпапки. Например Нормативные акты ГАСН, нормативные документы УГР....?
Последний раз редактировалось Nik0L 18 янв 2011, 10:58, всего редактировалось 1 раз.

Аватара пользователя
Andrew
Разработчики FossDoc
Сообщения: 869
Зарегистрирован: 26 дек 2008, 16:03

Re: Вопрос по папкам и ...

Сообщение Andrew » 18 янв 2011, 10:56

И такое тоже возможно: вы можете сделать так

1) В администрировании зайдите в "Библиотеки документов\Библиотека документооборота\Папки\Папки сотрудников,
Создайте у пользователя в его папке новую папку , назовите ее например "Папки подразделения XXX".

2) В администрировании зайдите в "Библиотеки документов\Библиотека документооборота\Папки\Папки подразделений",
там вы увидите что у каждого подразделения есть своя папка а в ней хранятся разные папки (Входящие, Исходящие и т.п.)

Станьте в дереве на нужную папку, нажмите "Копировать".

3) Идем на папку которую мы создали у сотрудника "Папки подразделения XXX", развернем ее поддерево, стоя на иерархии "Папки" нажимаем правой кнопкой "Вставить\Ссылку". Теперь мы поместили по ссылке папку , и пользователь может ее видеть. Таким образом можно раздавать любые папки по ссылке.

Nik0L
Пользователь
Сообщения: 23
Зарегистрирован: 17 янв 2011, 09:27
2 + 2 = ?: 4

Re: Вопрос по папкам и ...

Сообщение Nik0L » 18 янв 2011, 11:08

Большое спасибо.
Вот что-то начинает получатся
повтрюсь..
2 В папке подразделения есть папка нормативные документы её можно так же разбить на подпапки. Например Нормативные акты ГАСН, нормативные документы УГР....?

3. Как можно перемещать папки между собой (в том виде как они будут отображаться)
например Сначала исходящие а потом входящие

Аватара пользователя
Andrew
Разработчики FossDoc
Сообщения: 869
Зарегистрирован: 26 дек 2008, 16:03

Re: Вопрос по папкам и ...

Сообщение Andrew » 18 янв 2011, 11:27

Немного уточню: то что я описал в предыдущем посте - это просто вариант "дать доступ на папку пользователю из другого отдела".

2) Если вас заинтересовали папки нормативных, например можно под папкой "Доверенности" создать еще папки,
они все типизированные (сразу в них будут создаваться именно такие документы "Доверенность"). Когда папка создана,
ее можно перетащить в любое место в дереве папок, либо аналогично бросать "по ссылке".

Попробуйте поэкспериментировать с этим, если будут сложности - присылайте скриншот и я подскажу.

3) По поводу "Как перемещать папки" (порядок следования) - они идут по алфавиту в дереве, с одной стороны это удобно, с другой - порядок можно изменить только если вы добавите в начало какой-то спец.символ (типа "|", или "_"),либо придумайте вариант как

Nik0L
Пользователь
Сообщения: 23
Зарегистрирован: 17 янв 2011, 09:27
2 + 2 = ?: 4

Re: Вопрос по папкам и ...

Сообщение Nik0L » 18 янв 2011, 11:29

Andrew писал(а):И такое тоже возможно: вы можете сделать так

1) В администрировании зайдите в "Библиотеки документов\Библиотека документооборота\Папки\Папки сотрудников,
......
Все эти действия выполнять для каждого сотрудника или можно как-то после настройки одного скопировать и к другим?

Аватара пользователя
Andrew
Разработчики FossDoc
Сообщения: 869
Зарегистрирован: 26 дек 2008, 16:03

Re: Вопрос по папкам и ...

Сообщение Andrew » 18 янв 2011, 11:39

Скопировать не выйдет, для каждого. Все таки это индивидуальная настройка. В целом, если например, позже, вы определитесь точно какие именно должны быть папки и где, можно сделать шаблон сотрудника, но учитывая что у вас их пока 4 , то для начала предлагаю не напрягаться - возможно по ходу дела вы еще много раз захотите перенастроить или что-то добавить.

Nik0L
Пользователь
Сообщения: 23
Зарегистрирован: 17 янв 2011, 09:27
2 + 2 = ?: 4

Re: Вопрос по папкам и ...

Сообщение Nik0L » 18 янв 2011, 11:47

С этим разобрался. Можно еще вопрос?
1.Сколько сотрудников доступно всего для создания? пользователь Admin считается?
2. Как настроить что бы когда пишешь письмо было поле организа (подразделение) от чьего имени пишется письмо?
3. В карточке письмо возможно ли создать ещё нескольких полей (входящий номер корреспондента, дата получения, и текстовое поля для заметок) хотя возможно заметки к письму пишутся куда то ещё?

Аватара пользователя
Andrew
Разработчики FossDoc
Сообщения: 869
Зарегистрирован: 26 дек 2008, 16:03

Re: Вопрос по папкам и ...

Сообщение Andrew » 18 янв 2011, 12:30

Разумеется, спрашивайте - на все вопросы отвечаем с удовольствием!

1) есть две учетки, которые используются для системных нужд - Administrator и Admin, они остаются навсегда, и кроме них - 5 сотрудников - это и есть ваши пользователи. Есть полезная особенность - можно создавать сколько угодно сотрудников, но в режиме "Отключен" (не смогут зайти в систему, но на них можно отправлять документы и т.п., для знакомства с системой). Так что вы можете отключить учетки "Деловод" и другие, которые вам не нужны, и создать активных своих пользователей.

2) В целом, если ваши пользователи в разных отделах, то на вкладке "Регистрационные записи" видно регистратора и отдел. Это есть по-умолчанию. Если нужно , можно сделать конечно поле, которое позволит выбрать отдел-организацию, как вариант.

3) Поля которые вы хотите ввести, возможно есть и у нас -- давайте уточним. Например, для Входящего письма есть и "Корреспондент", "Дата документа" "Индекс документа" - это их рег.данные, а "Индекс входящего" и "Дата входящего" - ваша регистрационная информация. Уточняйте по конкретному полю, а я подскажу есть оно или нет.
Полей для заметок тоже достаточно (Содержание, Результат рассмотрения, справочные поля для классификации "Вид входящего", "Отметка"). Если нужно - можно и добавлять новые поля.

Ответить

Вернуться в «Общие вопросы»