Добрый день!
Вы можете регулировать набор папок, которые будут видны сотрудникам, подход такой - при создании сотрудника он по некоторому "шаблону" получает набор папок. Шаблон сотрудника (или его "Роль") можно увидеть на этой вкладке при создании пользователя:
- Роль сотрудника.jpg (98.76 КБ) 7107 просмотров
Краткое описание ролей (шаблонов):
Пользователь почты - не имеет никаких папок, кроме почтовых. Поручения будут приходить ему в папку "Входящие" вместе с остальными письмами. Папки для документов вы сможете раздать вручную (через вкладку "Доступ").
Сотрудник исполнитель - типовой сотрудник-исполнитель. Имеет отдельные папки для поручений (Входящие документы, Исходящие поручения, Мои документы, Задачи, Проекты).
Сотрудник исполнитель с минимумом папок - имеет только папки для поручений и папку "Мои документы" (в нее просто попадают те документы которые он недавно смотрел, для удобства. Ее можно удалить без проблем, и документы в ней тоже всегда можно удалять).
Сотрудник канцелярии - получает все возможности исполнителя, плюс дополнительное членство в группах доступа и папки подразделения для входящих писем, исходящих писем, обращений граждан, служебных записок.
Сотрудник отдела контроля - по набору папок аналогичен сотруднику канцелярии, но не получает членства в группе "Регистраторы", зато получает членство в группе "Контроль".
Сотрудник руководитель - аналогичен исполнителю, но получает членство в группах "Право накладывать резолюцию" и "Право подписи документов".
Решение вашего вопроса:
1) Простейшее решение проблемы с папками - создавать пользователей "с минимумом папок" особенно если они исполнители. Вы сможете позже увеличить набор папок сменив "Роль", но на понижение это не работает.
2) Вы можете удалить без проблем папку "Мои документы", "Задачи", "Напоминания" и "Проекты документов" у конкретного пользователя в его домашней папке. Ссылки на эти папки останутся в скрытых свойствах у пользователя, так что в будущем их можно будет восстановить.
3) Вы можете создать свои шаблоны, и допустим создать исполнителя даже без папки "Мои документы", если это интересно - я напишу как это сделать.