Создание нового типа документа

Закрытые темы, которые утратили актуальность
Аватара пользователя
Andrew
Разработчики FossDoc
Сообщения: 869
Зарегистрирован: 26 дек 2008, 16:03

Создание нового типа документа

Сообщение Andrew » 08 апр 2011, 09:21

Если типов документов, которые поставляются в готовом решении системы документооборота FossDoc, то вы можете создать свои типы документов со своими наборами полей. Карточка документа генерируется автоматически клиентом FossDoc, поэтому главное что нужно сделать - определиться с набором полей.

Создаем тип документа

Подключитесь пользователем «Admin», пароль «123», и раскройте дерево так, как показано на рисунке и нажмите «Создать»:
Дерево категорий.jpg
Документооборот FossDoc. Администрирование, дерево категорий.
Дерево категорий.jpg (104.22 КБ) 5533 просмотра
Выбираем «Категория»:
Окно создания категории.jpg
Создание новой категории. Документооборот FossDoc.
Окно создания категории.jpg (22.52 КБ) 5531 просмотр
В открывшемся окне нужно заполнить поля «Имя» и «Уникальное имя»:
Категория.jpg
Форма категории. Документооборот FossDoc.
Категория.jpg (41.7 КБ) 5530 просмотров
Рекомендация: поставьте значек «!» впереди уникального имени, это поможет быстрее и проще найти ваши категории (они будут вверху списка в дереве). Поле «Имя» - его будут видеть пользователи, поэтому указывайте там читабельное имя.

Нажмите «Сохранить и закрыть».

Для того, чтобы наш документ мог работать и имел базовые возможности, следует наследовать его от одной или нескольких категорий. Скопируйте в буфер обмена идентификатор:
00000004D1E030D9CE6A4771B2B0546D78686020

Затем откройте ветку «Родительские категории» у нашего типа документа и выполните «Вставить ссылку». В результате получите:
Документ договор с наследованием от базового документа.jpg
Категория с наследованием. Документооборот FossDoc.
Документ договор с наследованием от базового документа.jpg (10.57 КБ) 5532 просмотра
Создаем папку

Теперь, когда мы сделали новый тип документа, нужно создать новую папку и настроить ее так, чтобы в ней можно было создавать этот тип документа.

Откройте ветку папок сотрудников, и создайте новую папку у пользователя "Деловод", как показано на рисунке ниже:
Создание новой папки.jpg
Создание новой папки. Документооборот FossDoc
Создание новой папки.jpg (38.47 КБ) 5529 просмотров
Введите имя на вкладке "Свойства папки":
Ввод имени папки.jpg
Ввод имени папки.Документооборот FossDoc
Ввод имени папки.jpg (8.93 КБ) 5529 просмотров
Нажмите "Сохранить и закрыть".
Теперь, когда папка создана, нужно настроить ее на создание нового типа документа. Для этого нужно стать на категорию типа документа и скопировать ее в буфер обмена:
Копируем в буфер обмена категорию.jpg
Копируем в буфер обмена категорию типа документа. Документооборот FossDoc
Копируем в буфер обмена категорию.jpg (23.72 КБ) 5545 просмотров
Теперь идем в дерево папок где мы создали новую папку, и раскроем ее. Выделите мышью элемент "Доступные для создания типы документов", и через контекстное меню выберите "Вставить\Ссылку":
Вставка ссылки в доступные для создания типы документов.jpg
Вставка ссылки в "Доступные для создания типы документов". Документооборот FossDoc
Вставка ссылки в доступные для создания типы документов.jpg (29.74 КБ) 5543 просмотра
После этой процедуры вы можете подключиться пользователем "Деловод" уже из клиента, стать на созданную папку и создать новый документ. Вам откроется простая форма с одной вкладкой "Вложенные файлы" и одним полем "Имя".
Наш документ создан!
Новая карточка документа.jpg
Новая карточка документа. Документооборот FossDoc
Новая карточка документа.jpg (19.36 КБ) 5542 просмотра
Добавление простейших полей рассмотрено в этой статье:
http://community.foss.kharkov.ua/forum/ ... ?f=8&t=314

pekin_jan
Новичок
Сообщения: 3
Зарегистрирован: 25 апр 2012, 13:41
2 + 2 = ?: 4

Re: Создание нового типа документа

Сообщение pekin_jan » 25 апр 2012, 13:53

А проще сделать не могли?

Аватара пользователя
Andrew
Разработчики FossDoc
Сообщения: 869
Зарегистрирован: 26 дек 2008, 16:03

Re: Создание нового типа документа

Сообщение Andrew » 25 апр 2012, 14:04

С выходом версии FossDoc 5 появился новый инструмент - "Библиотеки документов". Говоря кратко - создать тип документа стало в сто раз проще, так что методика, приведенная в этой ветке форума работать будет, но сейчас есть и более простой путь.

Загрузите новую версию FossDoc, и в руководстве администратора смотрите раздел "Библиотеки документов", там все расписано.

Вы также можете изучить руководство администратора, вот с этой страницы:
https://fossdoc.com/sed-documentation

pekin_jan
Новичок
Сообщения: 3
Зарегистрирован: 25 апр 2012, 13:41
2 + 2 = ?: 4

Re: Создание нового типа документа

Сообщение pekin_jan » 25 апр 2012, 14:44

скачивал chm формат, открывает пустые странички... я и скачал 5ю версию... разбирался с базой, сильно заморочливо все... я создал новый документ но он не появился в проекты документов - создать

Аватара пользователя
Andrew
Разработчики FossDoc
Сообщения: 869
Зарегистрирован: 26 дек 2008, 16:03

Re: Создание нового типа документа

Сообщение Andrew » 25 апр 2012, 14:59

В папке "Проекты документов" ваш созданный тип на данный момент не появится - функция "проектирование" еще не доступна для созданных вручную типов документов, но мы планируем включить ее в ближайшем обновлении.

Сейчас создав новый тип документа вы получаете возможность создавать в библиотеке папки для него, и их раздавать людям для работы. Функции у документа будут вполне привычные - отправка с поручением, согласование и т.п., вот разве что его нельзя будет создать в папке проектов и он не будет автоматически публиковаться после регистрации.

По поводу chm: на Windows 7 с ним бывают вопросы "безопасности", попробуйте PDF - он надежнее в этом плане.

Вы можете также описать кратко ту задачу, которую вы хотите решить, я подскажу какие есть варианты или как лучше это сделать.

pekin_jan
Новичок
Сообщения: 3
Зарегистрирован: 25 апр 2012, 13:41
2 + 2 = ?: 4

Re: Создание нового типа документа

Сообщение pekin_jan » 26 апр 2012, 09:32

задача в следующем, секретарю приходят заявки на материал, служебные записки и тому подобное, она вбивает их в формы и отправляет директору на согласование, далее при одобрении документ должен передаваться на снабжение и в бухгалтерию, а случае отказа директором, возвращаться секретарю... вот как то так, пока это в тестовом варианте на 4х человек, если понравиться начальству то подумаем о покупки... возможно нужна будет возможность что бы каждый пользователь мог создавать заявки и освободить секретаря от рутины.... и пожелание упростить для пользователей программу =) а то не хотят мануалы читать а просто потыкать....

Аватара пользователя
Andrew
Разработчики FossDoc
Сообщения: 869
Зарегистрирован: 26 дек 2008, 16:03

Re: Создание нового типа документа

Сообщение Andrew » 26 апр 2012, 10:30

Вашу задачу вполне можно решить стандартным документооборотом. Вы можете создать свой тип документа, раздать эту папку людям, чтобы они создавали там документ. В документе могут быть исключительно ваши поля, какие угодно, причем набор вкладок можно ограничить лишь самым необходимым (например карточка+вложенные файлы).

Ну а далее -- отправка на согласование, правда нужно будет выстроить маршрут последовательно (чтобы когда один отказался) то это бы "отрубило" всех остальных. Можно также сделать шаблоны маршрутов (сразу заготовить их на типовых сотрудников).

Есть у нас и отдельный модуль "Заявки", он еще не вошел на сайт в демо-версию, но активно используется Нац.банком. Суть заявок более "жесткая" -- сотрудник лишь создает документ и заполняет поля, а далее нажимает одну кнопку "В работу" и весь маршрут создается без его участия автоматически, в зависимости от типа заявки и от того, в каком отделе человек находится. Отличие тут налицо - людям не нужно думать "с кем согласовывать", одна кнопка -- и все.
Прочесть можете как это выглядит вот здесь:
http://www.fossdoc.ru/request/user-manual

Классический же "документооборот" дает людям свободу - они сами делают маршруты, выбирают "с кем согласовать", и отправляют. Это тоже отличный вариант, но в итоге вам решать что больше подошло бы.

Аватара пользователя
Burli9
Пользователь
Сообщения: 12
Зарегистрирован: 07 апр 2015, 14:49
2 + 2 = ?: 4

Re: Создание нового типа документа

Сообщение Burli9 » 07 апр 2015, 15:06

Andrew писал(а):В папке "Проекты документов" ваш созданный тип на данный момент не появится - функция "проектирование" еще не доступна для созданных вручную типов документов, но мы планируем включить ее в ближайшем обновлении.
Скажите появилась ли данная функция? просто реально удобно создовать ВСЕ необходимые документы в одном месте, а потом они раскидываються по соответсвующим папкам.

Подскажите как мне решить задачу, мне необходимо создать несколько новых типов документов с возможностю содания их через проект документов (потому что удобно). И убрать не нужные типы т.к. лишние доки лудче не показывать. А если нет, как отключить тогда возможность создания в Проектах документов ?
Или как сделать подобную систему, только для своих типов документов ?

Так же подскажите как мне настроить доступ на просмотр, без права редоктирования, папки "Входящие" для всех Юзеров. Чесно говря не могу найти ее Админом=( Канцеляр видит, а у Админа так зарыта, что не нашел.

И еще вопрос. Где можно просмотеть, Журнал регестрации? Вот админом я нашел его, но это муви тон как-то.
Мне нужно что бы секретарь видел этот журнал и по необходимости печатал его ввиде отчета.

Спасибо.

Аватара пользователя
Andrew
Разработчики FossDoc
Сообщения: 869
Зарегистрирован: 26 дек 2008, 16:03

Re: Создание нового типа документа

Сообщение Andrew » 07 апр 2015, 15:43

1) Да. Функционал такой появился. Вы можете превратить любой свой документ в проектируемый, и он станет доступен в папке "Проекты документов".
Чтобы это сделать, идем в расширенное администрирование, "Служебные справочники\Проекты документов", вверху увидите кнопку "Мастер настройки проектирования для типа документа". Ознакомьтесь по ссылке в мастере с описанием. Перед использованием сделайте бекап базы.

2) Как "скрыть" для людей не-нужные документы для создания? Это можно сделать, если в типе документа установить свойство "Абстрактная" в "Истина", это нужно сделать на его вкладке "Объект". Стандартные типы документов вы найдете в библиотеке "Документооборот".

3) Стоит оценить механику работы проекта документа: его жизненный цикл такой, что обычный сотрудник его создает, потом шлет на подпись, потом на регистрацию, и лишь после этого он "публикуется" где нужно.

4) Папка "Входящие" по умолчанию доступна только сотруднику канцелярии. Но ее можно дать на чтение и любым другим сотрудникам. Папка эта создавалась достаточно давно и у нее нет вкладки "Доступ", через которую ее легко можно "раздать". Поэтому вы можете эту вкладку ей подключить. (Сделайте бекап перед тем как начать эти изменения)

Найдите в "Хранилище категорий" категорию FossDoc.EDMS.Incoming letter.Folder, перейдите в дереве на ветку "Родительские категории". В буфер обмена
скопируйте вот этот идентификатор:00000004726FB5D585F14D7DB36F3AA2775CF94A
Когда он у вас в буфере, через контекст.меню выполните "Вставить ссылку". В результате в "Родительских категориях" у вас появится еще одна "FossDoc.Business logic.Published folder".

После перезапустите админку, и на папках Входящие появится вкладка "Доступ". Когда вы выдадите доступ, стандартные права у этой папки пропадут. Но вверху есть
кнопка "Назначить стандартные права доступа" - используйте ее.

5) Журнал регистрации: тут стоит сказать, что привычный журнал регистрации - это на самом деле вид в папке Входящие. Там есть рег.номер, содержание, дата регистрации,
и остальное. Вашему деловоду(канцелярии) нужно пояснить, что вести и тем более, печатать такой журнал после внедрения системы документооборота - уже не нужно.
Раньше журнал был нужен для учета, теперь учет в системе - меньше работы, меньше бумаги.

Я дал общие рекомендации, но если сможете рассказать примерно что за типы документов у вас, или какой процесс хотите автоматизировать, можно будет дать что-то более дельное.

Аватара пользователя
Burli9
Пользователь
Сообщения: 12
Зарегистрирован: 07 апр 2015, 14:49
2 + 2 = ?: 4

Re: Создание нового типа документа

Сообщение Burli9 » 07 апр 2015, 21:31

Благодарю за ответ.
Вроде понял, завтра все реализую.
Пока я смотрю все, что может система, изучаю, параллельно пытаюсь поставить себе задачу, что конкретно я автоматизирую. Когда вновь запутаюсь, напишу более конкретнее.

------------------
оффтоп

Просто организация где я работаю очень большая, и отказаться от бумаги сложно, потому что привыкли.
А мое непосредственное начальство, бумагу юзать не хочет, вот как так, недоэлектронныйобророт получается. По этому и задачу поставить сложно.

С одной стороны мне нравиться фосс док, с другой он очень запутанный. Когда вникну, может даже и будет прост. Но скажу честно документации мало, что бы вникать =(

Ответить

Вернуться в «Архив тем»