Контроль документов
Контроль документов
Модуль «Контроль» позволяет организовать работу сотрудников контрольного отдела.
Общая идея работы: некоторые поручения могут быть помечены как «контрольные», после чего ссылки на них помещаются в папки контроля, где за ними могут следить сотрудники с правами контроля.
Имеется возможность назначения собственных сроков контроля, занесения заметок про исполнение, и последующее снятие с контроля.
Поместите в группу «Контроль» сотрудника, который будет заниматься контролем документов: После этого у него появятся папки контроля: Оператор, который отправляет документы на исполнение, может выбрать сотрудника-контроллера на закладке «Контроль» на отдельном поручении:
После этого данное поручение будет помещено по ссылке в папку «Контроль».
Есть также дополнительные папки:
«На контроль» - служит для рассмотрения сотрудниками отдела контроля (своего рода «передать в отдел контроля»), при этом сотрудники контроля могут сами решить, ставить далее на контроль поручение, либо оставить неконтрольным.
«Снят с контроля» - сюда перемещаются поручения, которые были помечены как снятые с контроля. При необходимости их можно снова пометить как контрольные, и они будут перемещены в папку «Контроль».
Папки «На сегодня», «Просроченные» и «Срок приближается» являются виртуальными (выполняют фильтр от папки «Контроль» по сроку исполнения, для удобства).
Общая идея работы: некоторые поручения могут быть помечены как «контрольные», после чего ссылки на них помещаются в папки контроля, где за ними могут следить сотрудники с правами контроля.
Имеется возможность назначения собственных сроков контроля, занесения заметок про исполнение, и последующее снятие с контроля.
Поместите в группу «Контроль» сотрудника, который будет заниматься контролем документов: После этого у него появятся папки контроля: Оператор, который отправляет документы на исполнение, может выбрать сотрудника-контроллера на закладке «Контроль» на отдельном поручении:
После этого данное поручение будет помещено по ссылке в папку «Контроль».
Есть также дополнительные папки:
«На контроль» - служит для рассмотрения сотрудниками отдела контроля (своего рода «передать в отдел контроля»), при этом сотрудники контроля могут сами решить, ставить далее на контроль поручение, либо оставить неконтрольным.
«Снят с контроля» - сюда перемещаются поручения, которые были помечены как снятые с контроля. При необходимости их можно снова пометить как контрольные, и они будут перемещены в папку «Контроль».
Папки «На сегодня», «Просроченные» и «Срок приближается» являются виртуальными (выполняют фильтр от папки «Контроль» по сроку исполнения, для удобства).
Re: Контроль документов
Здравствуйте! Такой вопрос! Есть письмо с ежемесячным сроком исполнения, например - ежемесячно до 5 числа. Получается каждый раз нужно заходить в карточку документа и изменять дату контроля на следующую?
Re: Контроль документов
На самом деле ваша задача более красиво решается с помощью периодических напоминаний.
Прочесть про них можно здесь: https://fossdoc.com/reminder.
В кратце - такое напоминание будет "генерировать" вам поручение в момент наступления срока , каждый месяц, и вы как пользователь, можете не задумываться про то что "пора теперь срок сдвигать".
Кроме того, если допустим, вам создалось поручение на 5-е мая, и человек-исполнитель по нему отчитался, оно закрылось, а на 5-е июня будет создано уже новое поручение, по которому надо снова будет отчитываться. У вас сохранится история исполнения по всем им.
Также, по многочисленным просьбам наших клиентов в ближайшем новом релизе такие поручения можно будет автоматически "ставить" на контроль, если вам именно важна опция контроля.
Прочесть про них можно здесь: https://fossdoc.com/reminder.
В кратце - такое напоминание будет "генерировать" вам поручение в момент наступления срока , каждый месяц, и вы как пользователь, можете не задумываться про то что "пора теперь срок сдвигать".
Кроме того, если допустим, вам создалось поручение на 5-е мая, и человек-исполнитель по нему отчитался, оно закрылось, а на 5-е июня будет создано уже новое поручение, по которому надо снова будет отчитываться. У вас сохранится история исполнения по всем им.
Также, по многочисленным просьбам наших клиентов в ближайшем новом релизе такие поручения можно будет автоматически "ставить" на контроль, если вам именно важна опция контроля.
Re: Контроль документов
Спасибо! Очень быстрая и качественная помощь!
Re: Контроль документов
Доброго дня! Я для зручності створила вхідні за своїми типами документів. Для опрацювання вхідних документів, по яких поставлений контроль виконання - чи можна в теці "Контроль документів" додати колонки я інформацією про : індекс документу" (номер), кореспондента, зміст доручення, та ін.?
Зараз контролі витягується тільки "Ім'я", "контролююча особа", "планова дата виконання", "хід виконання", "перенесення термінів", "завершення виконання".
Зараз контролі витягується тільки "Ім'я", "контролююча особа", "планова дата виконання", "хід виконання", "перенесення термінів", "завершення виконання".
Re: Контроль документов
Доброго дня!
Я так зрозумів у вас власний тип документу. Якщо так, вкладка "Контроль" у нього вже додана. Але вид у папці контролю за промовчуванням "не знає" про нові поля, які є у вас. Але ви можете створити новий вид, вручну обрати свій тип документу там , та обрати необхідні поля.
[attachment=0]controllable-view.png[/attachment]
Обирайте "документи", знайдіть свій тип документу - а праворуч побачите поля.
Я так зрозумів у вас власний тип документу. Якщо так, вкладка "Контроль" у нього вже додана. Але вид у папці контролю за промовчуванням "не знає" про нові поля, які є у вас. Але ви можете створити новий вид, вручну обрати свій тип документу там , та обрати необхідні поля.
[attachment=0]controllable-view.png[/attachment]
Обирайте "документи", знайдіть свій тип документу - а праворуч побачите поля.
- Вложения
-
- controllable-view.png (31.73 КБ) 9951 просмотр