Журнал передачи документов и номенклатура дел
Журнал передачи документов и номенклатура дел
Описание модуля "Журнал"
Вкладка "Журнал передачи" объединяет в себе две функции:
1) фиксация в системе момента (факта) передачи бумажных копий (оригиналов) документов сотрудникам - через запись о передаче.
Чтобы использовать эту возможность, вы должны быть в группе "Операторы журнала передачи документов".
2) списание документа "в дело" (номенклатура дел)
Чтобы иметь возможность списания документа в дело по номенклатуре, вы должны быть в группе "Операторы списания в дело" или "Операторы списания в дело подразделения" (могут списать в номенклатуру дел только своего подразделения.
Один документ может быть "списан в дело" несколько раз, в различные номенклатуры дел и в разных подразделениях. По этой причине в самой карточке документа нет поля "Номенклатура дел", а задача решается с помощью вкладки с записями о списании в дело.
Проще всего трактовать номенклатуру дел просто как некоторый набор папок, в которые помещают ссылки на документы при списании.
При списании в дело документ может быть удален из папки, где был создан.
3) Для массовой операции списания документов в расширенном администрировании существует "Мастер списания в дело".
4) Сам факт "списания в дело" не уменьшает размер базы, так как документы остаются в системе, но позволяет очищать "рабочие" папки от тех документов, которые менее часто используются.