Форум ФОСС-Он-Лайн

Обсуждение продуктов и технологий
Текущее время: 17 дек 2018, 16:33

Часовой пояс: UTC + 2 часа




Начать новую тему Ответить на тему  [ 1 сообщение ] 
Автор Сообщение
СообщениеДобавлено: 14 ноя 2009, 14:59 
Не в сети
Разработчики FossDoc
Аватар пользователя

Зарегистрирован: 26 дек 2008, 16:03
Сообщений: 867
Документ "Входящее письмо" хранит сведения про официально полученное в организацию письмо. От обычных писем его отличает тот факт, что оно приходит от другой организации, и перед отправкой его официально регистрировали (присвоили номер и дату регистрации).

Поля "Дата документа" и "Индекс документа" - несут в себе регистрационный номер и дату регистрации той организации, которая его вам отправила. В дальнейшем, если потребуется связываться по телефону, либо писать ответное письмо, вы всегда можете указать их номер и дату, сотрудники организации-отправителя смогут найти у себя этот документ, и сопоставить его с вашим.

Поле "Корреспондент" является справочным, и содержит в себе ссылку на организацию, которая вам отправляла данное письмо.

Таким образом, реквизиты для Входящего письма - "Дата документа", "Индекс документа" и "Корреспондент" - характеризуют однозначно, от кого было письмо, когда его отправляли и какой оно имело номер в другой организации. Следует отметить, что в той организации, которая его отправляла, такой документ регистрируется как "Исходящее письмо", поэтому часто можно видеть реквизиты в стиле "ИСХ №120 от 24.10.2009".

В вашей организации такой документ также проходит свою регистрацию и получает свой номер, и дату - за это отвечают поля "Дата получения" и "Индекс входящего" (в украинском - "Дата надходження", "Iндекс надходження").

Поле "Содержание" обычно несет краткое содержание письма, для быстрого поиска.
Поле "Состав документа" может содержать заметки по количеству страниц, приложений, рисунков и т.п.
Поле "На №" полезно в случае, если вам присылают письмо в ответ на ранее отправленное ваше письмо, для связывания документов.
Поле "Кто готовил" является текстовым и может содержать ФИО сотрудника, который подготовил письмо (учитывая, что Входящее письмо готовили не в вашей организации, создавать справочник для хранения всех сотрудников других организаций не целесообразно).

Поле "Вид входящего" может быть полезно для разделения входящих документов по типам, оно справочное и вы можете самостоятельно создать необходимый набор значений.

Жизненный цикл Входящего документа: сотрудники канцелярии обычно создают такие документы в папке "Входящие". Документ создается, регистрируется, и далее отправляется с поручением сотрудникам на исполнение либо ознакомление, также обычной практикой является отправка его руководству на рассмотрение. Через некоторое время, когда исполнение такого документа будет завершено, его можно списать в дело и он может быть удален из папки "Входящие".


Вернуться наверх
 Профиль  
 
Показать сообщения за:  Сортировать по:  
Начать новую тему Ответить на тему  [ 1 сообщение ] 

Часовой пояс: UTC + 2 часа


Кто сейчас на форуме

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 1


Вы не можете начинать темы
Вы не можете отвечать на сообщения
Вы не можете редактировать свои сообщения
Вы не можете удалять свои сообщения
Вы не можете добавлять вложения

Перейти:  
Создано на основе phpBB® Forum Software © phpBB Group
Русская поддержка phpBB